Modifican Directiva que establece Normas para la
Transferencia de los Archivos Notariales
RESOLUCIÓN JEFATURAL
N° 018-2019-AGN/J
Lima, 24 de enero de 2019
VISTOS, el Informe N° 031-2018-AGN/OPP-AMG del Área de Modernización de la Gestión de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto y el Informe N° 046-2018-AGN/DAN de la Dirección de Archivo Notarial; y,
CONSIDERANDO:
Que, el artículo 28 del Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del Archivo General de la Nación (AGN), aprobado por el Decreto Supremo N° 005-2018-MC, la Dirección de Archivo Notarial tiene a su cargo la identificación, acopio, custodia, protección, organización, descripción y servicio de la documentación y archivos provenientes de las Notarías cuyo titular pierde la capacidad de ejercer por causales previstas en la Ley del Notariado;
Que, el artículo 5 del Decreto Ley N° 19414, establece que los archivos notariales, cuyos titulares cesen o fallezcan son transferidos después de dos años al AGN o a los Archivos Departamentales;
Que, conforme el artículo 63 del Decreto Legislativo N° 1049, Decreto Legislativo del Notariado establece que transcurridos dos años de ocurrido el cese del notario, los archivos notariales son transferidos al AGN o a los archivos departamentales, de conformidad con el artículo 5 del Decreto Ley Nº 19414 y el artículo 9 de su Reglamento;
Que, mediante Resolución Jefatural N° 470-2009-AGN/J se aprueba la Directiva N° 001-2009-AGN/DNDAAI, Normas para la Transferencia de los Archivos Notariales;
Que, con arreglo al nuevo ROF institucional es necesario adecuar las directivas que contengan denominaciones de unidades orgánicas que a la fecha, el referido instrumento de gestión designa de modo distinto, a efectos de lograr su actualización, por lo cual se adecuan con la presente, los artículos 9, 11, 13, 18 y la Segunda Disposición Final de la citada Directiva;
Que, resulta necesario asimismo efectuar algunas modificaciones para mejorar el procedimiento; en ese sentido, se debe modificar el artículo 16 de la citada Directiva a efectos de dotar de mayor seguridad la labor de transferencia en favor de los entes receptores, es decir, el AGN y los Archivos Regionales, e incorporar en la Directiva, una disposición que precise el ente competente que brinde el servicio de publicidad del Archivo Notarial durante el procedimiento de transferencia, a efectos de salvaguardar los derechos de los ciudadanos;
Con los visados de la Dirección de Archivo Notarial, la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, la Oficina de Asesoría Jurídica y la Secretaría General;
De conformidad con el Decreto Ley N° 19414, Es de utilidad pública la defensa, conservación e incremento del patrimonio documental; el Decreto Legislativo N° 1049, Decreto Legislativo del Notariado y el Decreto Supremo N° 005-2018-MC que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del AGN;
SE RESUELVE:
Artículo Primero.- Modificar los artículos siguientes de la Directiva, Normas para la Transferencia de los Archivos Notariales:
Artículo 9.- Unidad Orgánica responsable de la transferencia
La Dirección de Archivo Notarial del Archivo General de la Nación es la unidad a cargo del procedimiento de transferencia. En el caso de los Archivos Regionales el procedimiento es llevado a cabo por la unidad orgánica que haga sus veces.
Artículo 11.- Diagnóstico situacional
Una vez cesado el Notario en sus funciones el Archivo General de la Nación, a través de la Dirección de Archivo Notarial, realiza un diagnóstico situacional de la documentación integrante de del Archivo Notarial, con la finalidad de evaluar el estado de conservación, la cantidad total de metros lineales de la documentación, la cantidad total de protocolos notariales e índices cronológicos y alfabéticos.
Artículo 13.- Inventario de transferencia
Realizada la comunicación la Dirección de Archivo Notarial lleva a cabo el inventario del archivo notarial a transferirse, el mismo que consiste en el rotulado de los protocolos de los registros notariales (escrituras públicas, testamentos en escritura pública, protestos, minutas, etc.) y otros documentos relacionados a los mismos.
Asimismo, son objeto de transferencia los testamentos cerrados, los mismos que son inventariados y rotulados. De encontrarse abiertos los sobres, se deja constancia de aquello en el inventario (como observación).
Artículo 18.- Elaboración de Informe
Una vez concluido el procedimiento de transferencia, la Dirección de Archivo Notarial eleva un informe (adjuntando el acta de transferencia y el inventario) dando cuenta de las acciones realizadas y solicitando la aprobación de aquel, a través de la emisión de una resolución jefatural.
El mismo procedimiento observan los Archivos Regionales cuando realicen la transferencia de archivos regionales debiendo informar al Archivo General de la Nación dentro de los quince días útiles de concluida la transferencia.
Segunda Disposición Final: Acceso a los Archivos Notariales a transferirse
Una vez notificado del inicio del procedimiento de transferencia, el Colegio de Notarios a cargo de los archivos notariales permiten el acceso en cualquier momento, al personal de la Dirección de Archivo Notarial del Archivo General de la Nación o de los Archivos Regionales, a cargo del inventario.
Artículo Segundo.- Incorpórese el artículo 10-A, en la Directiva Normas para la Transferencia de los Archivos Notariales”, con el siguiente texto:
Artículo 10-A.- Servicio de publicidad en el procedimiento de transferencia
El servicio de publicidad del Archivo Notarial durante el procedimiento de transferencia, será atendido por el Colegio de Notarios correspondiente hasta que el citado Archivo, se encuentre en custodia efectiva por parte del Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales.
Artículo Tercero.- Modificar el Artículo 16 la Directiva Normas para la Transferencia de los Archivos Notariales, con el siguiente texto:
Artículo 16: Verificación de los instrumentos públicos protocolares
Concluido el inventario se verifica si los instrumentos contenidos en los protocolos se encuentran registrados en los índices notariales (alfabético y cronológico), digitándose e incorporándose en una base datos, en cada escritura púbica, lo siguiente: comparecientes, acto jurídico, fecha, número de tomo, folios y observaciones. Asimismo, se verifica la existencia de la minuta en los casos de las escrituras públicas que conforme a ley, deben contar con ella.
Artículo Cuarto. Disponer que el Área de Trámite Documentario y Archivo, notifique la presente Resolución a los Colegios de Notarios y los Archivos Regionales.
Artículo Quinto. Publicar la presente Resolución Jefatural en el Diario Oficial El Peruano y en el Portal Web del Archivo General de la Nación.
Regístrese, comuníquese y publíquese.
LUISA MARÍA VETTER PARODI
Jefe Institucional
1735441-1
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